Arkistointi
- Uutiset
29.2.2024 10.50
Lausuntopyyntö: Muutoksia potilastietojen arkistoinnin laajuuteenSTM pyytää lausuntoja esityksestä, jonka perusteella Kansallisarkisto voisi tehdä seulontapäätöksen julkisen terveydenhuollon potilastietojen pysyvästä säilyttämisestä. Käytännössä Kansallisarkisto voisi siis määrätä, kuinka laajasti potilastietoja jatkossa arkistoidaan. Lausuntoja voi antaa ajalla 29.2. –30.4.2024. - Uutiset
31.1.2024 9.30
Kela: Näin asiakas voi tarkistaa asiakastietonsa, jos yksityinen palveluntuottaja on lopettanut toimintansa ja tiedot on siirretty Kelan arkistoonJos yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy huolehtia siitä, että asiakastietoja säilytetään turvallisesti ja tiedot arkistoidaan huolellisesti. Säilytys ja arkistointi kuuluu eri tilanteissa eri toimijoille. Kela on koonnut ohjeen asiakkaille, jotka haluavat tarkistaa Kelan arkistoon siirretyt asiakastiedot. - Uutiset
25.10.2023 14.36
Tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä valtionhallinnon ja kuntien yleisissä toimintaprosesseissaSuositus konkretisoi tiedonhallintalain 21 §:ssä kuvattua säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille ja asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa. Lisäksi suositus selventää, mitä tarkoitetaan tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämisellä, tuhoamisella ja arkistoinnilla. - Uutiset
24.5.2023 13.29
Hovioikeus: Ohjelmiston toimitus- ja ylläpitopalvelusopimuksen tulkintaVaasan kaupunki oli valittanut käräjäoikeuden tuomiosta siltä osin kuin käräjäoikeus oli hylännyt sen vaatimukset ja velvoittanut sen korvaamaan X Oy:n oikeudenkäyntikuluja. Asiassa oli ensin ratkaistava, oliko Vaasalla oikeussuojan tarve esittämilleen vahvistusvaatimuksille. Mikäli oikeussuojan tarvetta koskevan ehdottoman prosessinedellytyksen katsottiin täyttyvän, asiassa oli ratkaistavana pääasiakysymys sopimuksen tulkinnasta. Tältä osin kysymys oli ensinnäkin siitä, mitä toimitussopimuksessa oli sovittu Y Companyn arkistokomponentista, ja millaisia velvoitteita tästä oli X:lle syntynyt. X:n mukaan toimitussopimus oli päättynyt eikä X:llä voinut olla sen perusteella mitään velvollisuuksia Vaasaa kohtaan. Toimitussopimuksessa sen voimassaolon oli sovittu päättyvän, kun sopimukseen perustuvat velvoitteet olivat täyttyneet. Arvioitavana oli siten, oliko X:llä toimitussopimuksen perusteella edelleen arkistokomponenttiin liittyviä velvoitteita ja olivatko ne sellaisia, joiden perusteella X:llä olisi Vaasan vaatimusten mukainen arkistokomponentin käyttömahdollisuuteen liittyvä velvoite, joka olisi vahvistettavissa Vaasan esittämällä tavalla. Tätä arvioitaessa merkitystä voi olla myös sillä, mikä oli ollut Y:n asema sopimuskokonaisuudessa, koska X:n mukaan arkistokomponenttia koskeva sopimus oli ollut Vaasan ja Y:n välinen, ja mikä merkitys ylläpitosopimuksella mahdollisesti oli toimitussopimuksen ehtoja tulkittaessa. Lopuksi oli vielä ratkaistava asianosaisten oikeudenkäyntikuluvastuu. (Vailla lainvoimaa 24.5.2023) - Uutiset
11.10.2022 7.54
Päätösluonnoksesta "Julkishallinnon toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys" voi lausua 4. marraskuuta 2022 saakkaKansallisarkisto pyytää lausuntoa päätösluonnoksesta Julkishallinnon toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvä säilytys. Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä asiakirjojen sisällöstä ja sovellettavuudesta. Vastausaika päättyy 4.11.2022. - Uutiset
5.9.2022 15.02
Apulaisoikeusasiamies: Terveystietojen luovutusten näkyminen omakannassa - Uutiset
14.1.2022 15.55
Finanssivalvonta: Vakuutusedustajien ammattipätevyyttä koskevan dokumentoinnin tarkoituksenmukainen arkistointi ja säilytysaikaOsaamisen vaateiden täyttymisen ja kattavuuden varmistaminen asettaa vaateita myös vakuutusedustajien ammattipätevyyttä koskevalle dokumentaatiolle. Vakuutusten tarjoamisesta annetun lain 78 § 1 mom. mukaan vakuutuksenantajan ja vakuutusedustajan on ylläpidettävä ajantasaista arkistoa sekä säilytettävä hyvämaineisuutta ja ammattipätevyyttä koskevia asiakirjoja luotettavalla tavalla. - Uutiset
29.12.2021 15.26
Konkurssiin menneen yrityksen potilasasiakirjojen säilyttäminen - apulaisoikeusasiamieheltä huomautus Etelä-Suomen AVI:lle ja Kelan erikoisasiantuntijalle lainvastaisesta menettelystäKantelija pyysi tutkimaan onko Etelä-Suomen AVI:n, Kelan, Valviran ja STM:n toiminta ollut asianmukaista. Yritys A on asetettu konkurssiin 10.12.2009. Sen toiminnassa on syntynyt potilasasiakirjoja, joihin liittyy kysymys niiden säilytysvelvollisuudesta. AOA antoi Etelä-Suomen AVI:lle huomautuksen vastaisen varalle kohdassa 3.6.1 kuvatusta lainvastaisesta menettelystä. Lisäksi AOA antoi huomautuksen Kelan erikoisasiantuntijalle päätöksen kohdassa 3.6.3 kuvatusta lainvastaisesta menettelystä. AOA saattoi kohdassa 3.6.2 esittämänsä käsityksen Kelan tietoon. AOA pyysi Kelaa ilmoittamaan 28.2.2022 mennessä, mihin toimenpiteisiin päätös on antanut aihetta. Lisäksi AOA pyysi STM:tä ilmoittamaan 28.2.2022 mennessä, mihin toimenpiteisiin esitys lainsäädännön kiirehtimisestä on antanut aihetta sekä mihin toimenpiteisiin asiakirjojen tietoturvallisen säilyttämisen järjestäminen antaa aihetta. - Uutiset
25.11.2021 11.48
Vierashuoneessa julkisoikeuden professori Tomi Voutilainen: Tietopyynnön kohteena ”hallituksen asiakirjat”, mutta onko niitäVuosien 2020–2021 aikana useat tiedotusvälineet ovat uutisoineet tiedonsaantiin liittyvistä ongelmista, jotka koskevat oikeutta saada tietoja ministereiden ja heidän avustajiensa sekä virkamiesten välisestä sähköpostiviestinnästä. Tiedotusvälineet ovat saaneet myös vaihtelevasti tietoja sähköpostiviesteistä, jotka ovat koskeneet valtioneuvostossa ja ministeriöissä valmistelussa tai käsittelyssä olleita asioita. Tiedotusvälineiden saamissa vastauksissa on viitattu ”hallituksen asiakirjoihin”, joiden tiedonsaantiin liittyviä rajoituksia on perusteltu valtioneuvoston kanslian määräyksellä hallituksen asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista sekä tiedonohjaussuunnitelmassa olevilla tiedoilla siitä, että asiakirjat olisi suunnitelmassa määritelty salassa pidettäviksi. Myös joissakin korkeimman hallinto-oikeuden päätöksissä on käsitelty ”hallituksen asiakirjojen” teemaan liittyviä kysymyksiä tilanteissa, joissa julkisuutta on rajoitettu osin sillä perusteella, että ”hallituksen asiakirjat” jäisivät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle. - Uutiset
3.11.2021 8.59
Journalisti: Tekijänoikeus ei suojaa teosta tuhoamiselta – työnantajalla on oikeus tuhota jutut ja kuvatTekijänoikeuslaki ei estä kustantajaa esimerkiksi tuhoamasta aineistoa, jos sille ei ole enää käyttöä, sanoo Helsingin yliopiston tekijänoikeuksiin erikoistunut kauppaoikeuden emeritusprofessori Rainer Oesch.
”Ei tietysti ole kulttuuripoliittisesti eikä tekijän kannalta hyvä, että arvokkaan teoksen omistaja hävittää teoksen tai sen kappaleita. Tekijänoikeuslaki ei kuitenkaan anna vastausta siihen, pitääkö teos säilyttää.” - Uutiset
1.11.2021 12.01
Oikeuskansleri: Yliopistokollegion menettely sekä julkisuus ja henkilötietojen suoja yliopiston hallituksen jäsenvalinnassaRatkaisu 1: Oikeuskansleri kiinnitti sekä yliopistokollegion että sen puheenjohtajan huomiota perustuslaissa ja hallintolaissa säädettyyn, hyvään hallintoon kuuluvan asianmukaisen ja tasapuolisen kohtelun vaatimukseen, kun kollegio valitsee jäseniä yliopiston hallitukseen.
Ratkaisu 2: Oikeuskansleri saattoi yliopiston ja yliopistokollegion tietoon käsityksensä julkisuuslain ja henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön soveltamisesta yliopiston hallituksen jäsenvalinnassa. Oikeuskansleri pyysi yliopistoa ilmoittamaan viimeistään 31.3.2022, mihin mahdollisiin toimenpiteisiin se on ryhtynyt oikeuskanslerin esille tuomien julkisuutta ja tietosuojalainsäädäntöä koskevien tarkempien määräysten ja ohjeiden suunnittelussa ja laatimisessa. - Uutiset
26.10.2021 12.10
Oikeusasiamies: Tietopyyntöjen käsittely yleisessä edunvalvonnassaKantelija pyysi tutkimaan tietopyyntöjensä käsittelyä edunvalvontatoimistossa ja oikeusapu- ja edunvalvontapiirissä. Kyse oli holhoustoimilain, julkisuuslain ja EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen mukaisista tieto-, asiakirja- ja tarkastuspyynnöistä ja näiden säädösten mukaisista menettelytavoista sekä päämiehen asioita koskevien sähköpostien säilyttämisestä edunvalvontatoimistossa. Oikeusasiamies totesi, että nyt tarkastelussa oleva asia teki varsin konkreettisesti näkyväksi sen, miten moninainen kokonaisuus päämiehen omaisen tietopyyntöjen käsittely voi edunvalvonnassa olla sen vuoksi, että asia voi tulla arvioitavaksi usean lain näkökulmasta. - Uutiset
20.5.2021 9.00
Valvira: Psykoterapiakeskus Vastaamo Oy laiminlöi useita velvollisuuksiaanValvira on päättänyt Psykoterapiakeskus Vastaamo Oy:tä koskevan valvonnan. Valviran tekemän tarkastuskäynnin ja Vastaamon antamien kirjallisten selvitysten perusteella Valvira katsoo, että Vastaamo laiminlöi yksityisestä terveydenhuollosta annetun lain mukaisia velvollisuuksiaan. Puutteita oli erityisesti terveydenhuollon palveluista vastaavalle johtajalle säädettyjen tehtävien hoitamisessa, kuten työntekijöiden perehdyttämisessä potilasasiakirjojen laatimiseen ja käsittelyyn. Puutteita oli myös toiminnan omavalvonnassa. - Uutiset
11.5.2021 10.00
Kela: Vastaamon asiakkaiden on nyt mahdollista saada tietoja potilasasiakirjoistaan KelastaPsykoterapiakeskus Vastaamon asiakkaiden potilastietoja siirrettiin maaliskuussa 2021 Kelaan arkistoitavaksi. Kela on saanut valmiiksi tietoturvallisen järjestelmän, ja tietopyyntöihin pystytään nyt vastaamaan. - Uutiset
22.12.2020 15.03
Hallinto- ja erityistuomioistuinten oikeusprosesseja sähköistävä HAIPA-hanke päättyy vuoden lopussaHallinto- ja erityistuomioistuinten toiminnanohjaus- ja dokumentaationhallintajärjestelmän kehittämishankkeen (HAIPA-hanke) toimikausi päättyy 31. joulukuuta 2020. Tammikuussa 2016 asetetun hankkeen toteutuksesta vastasi hanketoimisto yhteistyössä Oikeusrekisterikeskuksen kanssa. Hanke toimi ensin OM:n yhteydessä ja siirtyi Tuomioistuinviraston organisaatioon, kun virasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa. Myös hanketoimiston toimikausi päättyy ja ensi vuoden alusta lukien hankkeessa toteutetun tietojärjestelmäkokonaisuuden jatkokehittämisestä ja ylläpidosta vastaavat yhteistyössä Tuomioistuinvirasto ja Oikeusrekisterikeskus. - Uutiset
14.12.2020 10.20
Oikeusasiamies: Potilaasta otettujen valokuvien käsittelyKantelija arvosteli Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (HUS) Helsingin yliopistollisen keskussairaalan (HYKS) Plastiikkakirurgian klinikan Jorvin yksikön menettelyä muun muassa hänen valokuvaamisessaan. Oikeusasiamies antoi asiassa HUS:lle huomautuksen vastaisen varalle asiassa (kohdassa 3.3.2) selostetusta lakisääteisen lokitusvelvollisuuden laiminlyönnistä. Oikeusasiamies saattoi HUS:n tietoon käsityksensä henkilötietolain mukaisista rekisterinpitäjän velvoitteista (kohdassa 3.3.1), potilasasiakirjojen eheydestä ja käytettävyydestä (kohdassa 3.3.3) sekä potilaiden valokuvausohjeesta (kohdassa 3.3.4). Oikeusasiamies saattoi HUS:n tietoon asiassa (kohdassa 3.4) esittämänsä käsityksen sen antaman selvityksen puutteellisuudesta. Samalla oikeusasiamies kiinnitti HUS:n huomiota vastaisen varalle sen velvollisuuteen antaa oikeusasiamiehen pyytämä, laillisuusvalvonta-asian tutkimiseksi tarpeellinen ja riittävä selvitys. - Uutiset
7.9.2020 15.15
Hovioikeus: Asiassa ei ollut edellytyksiä määrätä turvaamistoimeaHovioikeus katsoi, että jo SoftCo:n vetoamien seikkojen vuoksi HUS:n väittämä oikeuden loukkaaminen arkistoitujen asiakirjojen salaukseen ja sen poistamiseen liittyen oli tullut siinä määrin epävarmaksi, ettei HUS ollut asiaa summaarisesti arvioiden saattanut todennäköiseksi, että sillä olisi tässä tilanteessa SoftCo:a vastaan oikeudenkäymiskaaren 7 luvun 3 §:ssä tarkoitettu oikeus. Näin ollen asiassa ei ollut edellytyksiä määrätä kysymyksessä olevaa turvaamistoimea. Tämän vuoksi sitä koskeva HUS:n hakemus oli hylättävä. (Vailla lainvoimaa 7.9.2020) - Uutiset
28.8.2020 15.15
Arkistot digiajan Suomessa – arkistolainsäädännön uudistamisen esiselvitystyön materiaaleja on julkaistuOpetus- ja kulttuuriministeriö asetti päätöksellään 30.10.2019 arkistolainsäädännön uudistamisen esiselvitystä valmistelevan työryhmän. Työryhmän raportti ja muita esiselvitystyön materiaaleja on nyt julkaistu. - Uutiset
21.11.2019 11.00
Apulaisoikeuskansleri huomautti: Sisäministeriössä puutteita salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyssäSisäministeriössä oli menetelty säännösten ja määräysten vastaisesti salassa pidettävien asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Lisäksi ilmeni, että kyseisiä asiakirjoja näytti jääneen ministeriössä pysyvästi kadoksiin. Apulaisoikeuskansleri antoi tämän vuoksi sisäministeriölle huomautuksen. - Uutiset
25.1.2019 11.37
Ulosteeseen sotkettuja asiakirjoja KHO:een lähettänyt mies tuomittiin ilkivallasta 60 päiväsakon rangaistukseen - huomattavaa häiriötä koskeva vaatimus täyttyiUlosteeseen sotkettujen asiakirjojen toimittaminen oli aiheuttanut merkittäviä erillistoimenpiteitä eri työpisteissä KHO:ssa aina oikeuden kirjaamosta jaostotyöskentelyyn sekä arkistointiin saakka. Henkilötodistelulla oli selvitetty, että asiakirjojen käsittelyn lisäksi ulosteella sotkettujen asiakirjojen arkistoiminen vaatii myös huomattavia erityisjärjestelyjä useiden vuosien ajan. Henkilötodistelussa oli käynyt vielä ilmi, että KHO:lla on velvollisuus käsitellä kaikki oikeudelle toimitetut asiakirjat, vaikka ne olisi sotkettu ulosteella. Asiassa oli katsottu, että säännöksen huomattavaa häiriötä koskeva vaatimus täyttyi. Vastaajan menettely täytti ilkivallan tunnusmerkistön. (Vailla lainvoimaa 25.1.2019)